Stand: 6. November 2026 · SKEBA GmbH
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie bitte eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt.
Zwei Wege
Bei einem Clouddienst mieten Sie das Programm, es läuft im Rechenzentrum des Anbieters, Ihre Daten liegen dort. Bei einem Urlaubsplaner auf dem eigenen Server (on premise) wird das Programm in Ihrem Netz installiert, die Daten bleiben bei Ihnen.
| Merkmal | Clouddienst | Eigener Server |
|---|---|---|
| Start | Sofort, Konto anlegen genügt | Installation nötig, einmaliger Aufwand |
| Wo die Daten liegen | Beim Anbieter und dessen Dienstleistern | Auf Ihrem Server in Ihrem Netz |
| Vertrag | Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, Unterauftragnehmer prüfen | Kein Clouddienst beteiligt; kann ein Dienstleister bei der Wartung auf Personaldaten zugreifen, Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) |
| Technik | Kümmert sich der Anbieter | Ihr Server, Ihre IT oder ein Dienstleister |
| Sicherheit und Datensicherung | Übernimmt der Anbieter im vereinbarten Umfang | Ihre Aufgabe oder die Ihres Dienstleisters (Art. 32 DSGVO) |
| Updates | Automatisch, Zeitpunkt bestimmt der Anbieter | Planbar, Zeitpunkt bestimmen Sie |
| Anbindung an eigene Systeme | Über die Schnittstellen des Anbieters | Direkt im eigenen Netz möglich |
Wann ein Clouddienst gut passt
- Es gibt keinen eigenen Server und niemanden, der sich darum kümmert.
- Sie möchten in einer Stunde starten und nichts installieren.
- Die Personalabteilung hat mit Clouddiensten bereits gute Erfahrungen und die Verträge geprüft.
Wann der eigene Server die bessere Wahl ist
- Personaldaten sollen das eigene Haus nicht verlassen, etwa aus Vorgaben von Kunden, Konzern oder Betriebsrat.
- Es gibt bereits Server und eine IT, die sie betreut.
- Sie wollen selbst bestimmen, wann sich das Programm ändert.
- Der Urlaubsplaner soll mit Programmen im eigenen Netz zusammenarbeiten.
Worauf Sie in beiden Fällen achten sollten
Rollen und Rechte, Feiertage je Bundesland, Bedienung am Handy, Protokoll der Änderungen und ein Weg, Daten für Auskünfte herauszugeben. Die vollständige Liste steht im Beitrag Urlaubsplanung im Team.
Laubzeit
Unser Urlaubsplaner Laubzeit ist für den eigenen Server gebaut. Wir richten ihn ein und kümmern uns auf Wunsch um Updates und den Server darunter. Dafür schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ob er zu Ihnen passt, zeigen wir Ihnen in einer Vorführung.