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Urlaubsplanung im Team: von der Excel-Liste zum Urlaubsplaner

Solange zehn Leute eine Tabelle pflegen, geht es irgendwie. Ab einer gewissen Größe kostet die Abstimmung mehr Zeit als der Urlaub selbst. Woran das liegt und was hilft.

Stand: 6. November 2026 · SKEBA GmbH

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie bitte eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt.

Woran Excel und Wandkalender scheitern

  • Mehrere Fassungen: Eine Kopie liegt im Postfach, eine auf dem Laufwerk, eine hängt ausgedruckt in der Küche.
  • Überschneidungen fallen spät auf: Erst bei der Freigabe merkt jemand, dass drei Leute aus demselben Team gleichzeitig fehlen.
  • Resturlaub wird von Hand gerechnet: Feiertage, halbe Tage, Teilzeit und Übertrag führen zu Rechenfehlern und Rückfragen.
  • Zu viel Sichtbarkeit: In einer offenen Liste sehen alle, wer krank ist oder warum jemand fehlt. Das geht andere nichts an.
  • Keine Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was genehmigt oder geändert? Die Tabelle weiß es nicht.

Was ein guter Ablauf braucht

  1. Antrag: Mitarbeitende wählen den Zeitraum, freie Tage, Wochenenden und Feiertage werden automatisch berücksichtigt.
  2. Blick aufs Team: Vor dem Absenden und bei der Freigabe ist sichtbar, wer im selben Zeitraum schon fehlt.
  3. Freigabe: Die zuständige Person genehmigt oder lehnt ab, mit einem Klick und einer Nachricht an die Antragstellerin oder den Antragsteller.
  4. Kalender: Genehmigter Urlaub steht sofort im Teamkalender.
  5. Resturlaub: Der verbleibende Anspruch wird nachgeführt, ohne Nebenrechnung.

Wer was sehen darf

Abwesenheiten sind Personaldaten. Angaben zur Gesundheit, schon die Abwesenheitsart „krank“, sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Ein Urlaubsplaner sollte deshalb Rollen kennen: Kolleginnen und Kollegen sehen, dass jemand abwesend ist, die Personalabteilung sieht mehr. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung eines solchen Systems in der Regel mitzureden, weil es sich zur Überwachung eignen kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 und 6 BetrVG).

Checkliste für die Auswahl

  • Läuft das Programm in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server? Siehe Cloud oder eigener Server.
  • Kennt es Feiertage Ihres Bundeslandes und mehrere Standorte?
  • Lässt es sich im Browser und am Handy bedienen, ohne Schulung?
  • Gibt es Rollen und Rechte, die zu Ihrer Organisation passen?
  • Werden Änderungen protokolliert?
  • Wie kommen Daten heraus, etwa für eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO?

Und die Regeln zum Urlaubsanspruch?

Wie viel Urlaub wem zusteht, was mit Resturlaub passiert und wann er verfällt, steht im Beitrag Urlaubsanspruch und Resturlaub berechnen.